ITER Organization
ITER Headquarters
CS 90 046 Route de Vinon
13067 Saint Paul Lez Durance Cedex
FRANCE
www.iter.org
Instructions aux Soumissionnaires
FOURNITURE DE SERVICES DE TAXIS A L’ORGANISATION ITER
ITER/C4T/09/75/JBT
Résumé
Le présent document définit les conditions de présentation des Offres qui seront
examinées par l’Organisation ITER.
Tender Presentation Requirements ITER/C4T/09/75/JBT
Page 1 of 16
Table des matières
1
Contexte............................................................................................................................ 4
2
Accusé de réception.......................................................................................................... 4
3
Conditions de participation à l’Appel d’Offres............................................................... 4
3.1 Nombre d’exemplaires........................................................................................... 4
3.2 Dépôt .......................................................................................................................... 4
3.3 Signature ................................................................................................................... 5
3.4 Langue officielle ...................................................................................................... 5
3.5 Correspondance...................................................................................................... 5
3.6 Interdiction de se concerter ................................................................................. 5
3.7 Garantie ..................................................................................................................... 5
3.8 Acceptation des Offres.......................................................................................... 6
3.9 Portée et Objectifs des Offres ............................................................................. 6
3.10 Conditions du Contrat ........................................................................................... 6
3.11 Attribution du Contrat............................................................................................ 6
3.12 Frais ............................................................................................................................ 6
3.13 Indemnité................................................................................................................... 6
3.14 Documents remis par les Soumissionnaires................................................... 6
3.15 Soumission d’une offre de remplacement ....................................................... 6
3.16 Offres incomplètes ................................................................................................. 7
3.17 Modification des Offres ......................................................................................... 7
3.18 Changement important de situation .................................................................. 7
3.19 Modification des prix, etc...................................................................................... 7
3.20 Spécifications, dessins, etc. ................................................................................ 7
3.21 Retour des documents de l’Appel d’Offres...................................................... 8
3.22 Validité de l’Offre..................................................................................................... 8
3.23 Notification de l’évaluation de l’Offre ................................................................ 8
3.24 Publicité ..................................................................................................................... 8
3.25 Eligibilité.................................................................................................................... 8
4
Informations à communiquer avec l’Offre ..................................................................... 9
5
Informations pour l’évaluation technique de l’Offre..................................................... 9
6
Partie financière de l’Offre ........................................................................................... 10
7
Procédure et Critères de Sélection ................................................................................ 10
8
Consortiums ................................................................................................................... 11
Tender Presentation Requirements
Page 2 of 16
9
Modèles........................................................................................................................... 11
Acknowledgement of Receipt Form ............................................................................... 12
Declaration on Honour....................................................................................................... 13
Tenderer Information Form............................................................................................... 15
Tender Presentation Requirements
Page 3 of 16
1 Contexte
Le présent document définit les conditions de présentation des Offres qui seront
examinées par l’Organisation ITER.
2 Accusé de réception
Le Soumissionnaire devra retourner l’imprimé Accusé de Réception (voir
modèle à la section 9 du présent document) dûment complété et signé.
3 Conditions de participation à l’Appel d’Offres
3.1
Nombre d’exemplaires
Les Soumissionnaires devront remettre leur Offre en un original et quatre
copies identiques. Ils devront également en fournir une copie électronique sur
CD ROM.
3.2
Dépôt
Les offres seront reçues jusqu’à la date et l’heure de clôture indiquées dans la
lettre d’Appel d’Offres (Invitation to Tender (ITT)).
L’enveloppe intérieure devra être cachetée sans indication de sa provenance,
et revêtue de la définition des biens et/ou services et du numéro de référence
de l’Appel d’Offres (Call for Tender (CFT)) indiqué ci-dessous :
Contrat de services pour la fourniture de services de taxis à
l'Organisation ITER
Référence numéro ITER/C4T/09/75/JBT
et sur les deux côtés de l’enveloppe :
CONFIDENTIEL. A ouvrir par la Commission d’Evaluation des Offres,
uniquement.
L’enveloppe extérieure sera revêtue du nom et de l’adresse de l’expéditeur et
sera adressée à :
ITER Organization
ITER Headquarters
Contracts and Procurement Division
Jeremy Begot Office 141
CS 90046 Route de Vinon
13067 Saint Paul Lez Durance Cedex
France
Tender Presentation Requirements
Page 4 of 16
Toute Offre remise dans une enveloppe non cachetée sera automatiquement
éliminée.
3.3
Signature
Chaque offre devra être datée et signée par le Soumissionnaire ou son
représentant dûment habilité.
3.4
Langue officielle
La langue de travail officielle de l’Organisation ITER est l’anglais. Les
Offres devront être rédigées en anglais.
3.5
Correspondance
Toute communication relative aux offres devra être adressée à la personne à
contacter indiquée dans la lettre d’Appel d’Offres. Le numéro de référence de
l’Appel d’Offres devra être rappelé sur toute correspondance. Toute réponse à
une/aux question(s) posée(s) sera adressé à tous les Soumissionnaires, si cela
est jugé approprié. Les Soumissionnaires sont priés de ne pas contacter
l’Organisation ITER après l’heure et la date de clôture indiquées dans la lettre
d’Appel d’Offres, i.e. pendant la période d’évaluation des Offres.
3.6
Interdiction de se concerter
Le Soumissionnaire ne devra pas :
•
consulter un autre Soumissionnaire ou concurrent, communiquer avec lui,
ni s’entendre sur le prix ou sur toute autre question relative à l’Appel
d’Offres dans le but de limiter la concurrence ;
•
révéler le prix, directement ou indirectement à un autre Soumissionnaire
ou concurrent, excepté dans le cas de tarifs standard ;
•
tenter d’inciter une autre personne ou une autre organisation à déposer ou
à ne pas déposer une Offre dans l’objectif de limiter la concurrence.
Toutefois, les dispositions qui précèdent ne limiteront pas le droit d’un
Soumissionnaire de former un consortium, une joint venture, une société de
personnes ou toute autre association analogue pour présenter une Offre
commune.
3.7
Garantie
Dans le cas d’une Offre présentée par une filiale l’Organisation ITER se réserve
le droit de demander à la société mère de garantir l’exécution des obligations
du fournisseur potentiel.
Tender Presentation Requirements
Page 5 of 16
3.8
Acceptation des Offres
L’Organisation ITER ne sera pas tenue d’accepter l’Offre la plus basse, ni une
quelconque autre Offre.
3.9
Portée et Objectifs des Offres
Le Soumissionnaire remettra une Offre pour tous les objectifs décrits dans les
spécifications techniques du Contrat. Toute Offre faite pour une sélection
d’objectifs est explicitement interdite et sera exclue.
3.10 Conditions du Contrat
Les soumissionnaires devront respecter les Conditions du Contrat de
l’Organisation ITER. Aucune modification n’est autorisée. Le non-respect de
cette clause pourra entraîner l’exclusion de l’Offre.
3.11 Attribution du Contrat
La mise en œuvre d’une procédure d’Appel d’Offres n’oblige pas l’Organisation
ITER à attribuer le Contrat qui en fait l’objet.
3.12 Frais
Les frais exposés pour la préparation et la présentation d’une Offre ne seront
pas remboursés. Toutefois, dans ce cas particulier, les Soumissionnaires
pourront inclure dans leur prix le coût de la traduction de français en anglais.
Toutefois ces frais seront payés seulement au fournisseur qui remportera
l’appel d’offre. En aucun cas les candidats ne pourront réclamer un
remboursement des ces frais.
3.13 Indemnité
L’Organisation ITER ne sera pas tenue de verser une quelconque indemnité
aux Soumissionnaires si des Offres ne sont pas acceptées pour cause de non
respect des présentes conditions de Soumission, ou si elle décide de ne pas
attribuer le Contrat.
3.14 Documents remis par les Soumissionnaires
Tous les documents remis par un Soumissionnaire deviendront la propriété de
l’Organisation ITER. Ces documents seront jugés confidentiels.
3.15 Soumission d’une offre de remplacement
Les Soumissionnaires devront satisfaire aux conditions de l’Offre. Si la lettre
d’Appel d’Offres autorise des alternatives les Soumissionnaires devront
Tender Presentation Requirements
Page 6 of 16
remettre l’offre /les offres de remplacement dans une lettre séparée jointe à
l’Offre.
3.16 Offres incomplètes
Il ne sera pas possible d’examiner une offre si les informations complètes ne
sont pas données au moment de la soumission ou si les renseignements et
données demandés ne sont pas intégralement communiqués.
3.17 Modification des Offres
Les changements ou modifications apportés aux Offres ne seront admis que
s’ils arrivent avant l’heure et la date de clôture indiquées dans la lettre d’Appel
d’Offres.
3.18 Changement important de situation
Les Soumissionnaires devront informer l’Organisation ITER de tout changement
important de situation pendant la procédure d’Appel d’Offres, comprenant, non
exhaustivement :
•
un changement affectant toute déclaration, agrément, licence ou
autorisation ;
•
des changements majeurs sur le plan de l’organisation, une
restructuration, une prise de contrôle ou un rachat de la société, ou des
évènements similaires qui affectent le fonctionnement et/ou le
financement du Soumissionnaire ou de ses principaux sous-traitants ;
•
la modification d’une quelconque information que l’Organisation ITER
pourra prendre en compte pour évaluer les Offres.
Le défaut de communication à l’Organisation ITER des informations
susmentionnées pourra entraîner une disqualification.
3.19 Modification des prix, etc.
Les chiffres ne devront être ni modifiés ni effacés. Toute modification de prix,
etc. devra être effectuée en barrant les chiffres incorrects et en inscrivant les
chiffres exacts au-dessus des chiffres originaux. Le Soumissionnaire devra
apposer la date et ses initiales auprès de chaque modification.
3.20 Spécifications, dessins, etc.
Les documents de l’Appel d’Offres ainsi que les spécifications, plans, dessins,
modèles, échantillons ou informations émis ou fournis par, ou au nom de,
l’Organisation ITER concernant le présent Appel d’Offres sont émis aux seules
fins de permettre la présentation d’une Offre et ne pourront être utilisés à
aucune autre fin. Cette Offre, ainsi que les autres documents et informations
fournis, restera la propriété de l’Organisation ITER. Toutefois, cette disposition
ne limite pas le droit du Soumissionnaire d’utiliser le modèle de dessin pour
concevoir la réponse à l’Appel d’Offres.
Tender Presentation Requirements
Page 7 of 16
3.21 Retour des documents de l’Appel d’Offres
Tous les documents devront être retournés à l’Organisation ITER, qu’une Offre
soit présentée ou non, et toutes instructions spéciales applicables à l’Offre et
aux autres documents ou informations devront être respectées. Tous les
dessins, etc. devront être accompagnés, si nécessaire, d’une déclaration
indiquant que les dessins et renseignements n’ont pas été copiés, vus ni
extraits, en totalité ou en partie, dans un objectif non autorisé, et n’ont été
utilisés qu’aux fins de l’Appel d’Offres. Tous les documents qui n’auront pas été
émis de la façon susmentionnée et qui seront nécessaires pour le présent
Appel d’Offres (s’ils ne sont pas déjà en possession du Soumissionnaire)
seront fournis par l’Organisation ITER.
Toutefois, la disposition ci-dessus ne limite pas le droit du Soumissionnaire
d’utiliser le modèle de dessin pour concevoir la réponse à l’Appel d’Offres.
3.22 Validité de l’Offre
L’Offre sera valable six mois à compter de l’heure et de la date de clôture
indiquée dans la lettre d’Appel d’ Offres.
3.23 Notification de l’évaluation de l’Offre
L’Organisation ITER évaluera l’Offre sur la base des réponses apportées par
les Soumissionnaires aux conditions définies dans l’Appel d’Offres. Tous les
Soumissionnaires seront informés des décisions prises concernant l’attribution
du Contrat.
3.24 Publicité
Pendant tout la procédure d’Appel d’Offres, le Soumissionnaire ne pourra faire
aucune publicité concernant l’Offre.
3.25 Eligibilité
Seuls les Soumissionnaires faisant partie des membres d’ITER seront qualifiés
pour répondre à l’Appel d’Offres, à savoir :
•
L’Union Européenne (Etats membres)
•
L’Inde
•
Le Japon
•
La République Populaire de Chine
•
La République de Corée
•
La Fédération de Russie
•
Les Etats-Unis d’Amérique
Tender Presentation Requirements
Page 8 of 16
4 Informations à communiquer avec l’Offre
Les
Soumissionnaires
devront
communiquer
–
au
minimum
–
les
informations/imprimés suivants avec leur Offre :
4.1 Déclaration sur l’honneur (voir modèle à la section 9)
4.2 Informations sur le Soumissionnaire (voir modèle à la section 9)
4.3 Certificat(s) attestant que les obligations ont bien été remplies en matière de
paiement des cotisations de sécurité sociale et/ou de paiement des impôts
conformément aux dispositions du pays d’établissement. La preuve de la
déclaration et du paiement des impôts, taxes et contributions à la sécurité
sociale doit mentionner la situation au 31 décembre de l’année précédente, et
être revêtue de la mention « copie certifiée conforme », de la date et de la
signature d’une personne habilitée à représenter la société.
4.4 Une copie des trois derniers bilans abrégés.
4.5 Une copie du/des jugement(s) rendu(s) si le Soumissionnaire (ou une société
dans le cas d’une joint venture) est placé sous administration judiciaire.
4.6 Une copie des certificats de contrôle de qualité ou des documents équivalents
(si demandé dans les spécifications techniques).
4.7 Une copie du Programme de Contrôle de Qualité (si demandé dans les
spécifications techniques).
4.8 Toutes les informations et les documents nécessaires pour que l’Organisation
ITER puisse évaluer la capacité technique et professionnelles globale du
Soumissionnaire (voir section 5).
5 Informations pour l’évaluation technique de
l’Offre
Les informations et documents énumérés dans cette section sont demandés
pour permettre à l’Organisation ITER d’évaluer les compétences globales et les
capacités professionnelles des Soumissionnaires. Les résultats de cette
évaluation seront inclus dans la rubrique Procédure et Critères de Sélection.
(Section 7 du présent document).
Outre les informations et documents énumérés dans la présente section, les
Soumissionnaires pourront ajouter d’autres documents et informations utiles
pour évaluer leurs compétences et leurs capacités techniques et
professionnelles à fournir les biens et/ou services décrits dans les
Spécifications Techniques délivrées avec le présent document.
Tender Presentation Requirements
Page 9 of 16
5.1 Procédure et Critères de Sélection
Les Soumissionnaires devront présenter - au minimum - les informations
suivantes :
a)
L’équipe et l’organisation proposées par le Soumissionnaire pour
satisfaire aux conditions du Contrat. La répartition des rôles et
responsabilités. Il sera également donné une description du
déroulement des opérations.
b)
Les Fournisseurs énuméreront dans leur Offre toutes les informations
dont ils ont besoin pour effectuer le travail. S’ils n’ont pas besoin de ces
informations au début du Contrat, ils indiqueront la date à laquelle elles
devront être fournies.
6 Partie financière de l’Offre
Tous les prix seront indiqués en Euros (€) nets de tous impôts et taxes. En tant
qu’organisation internationale, l’Organisation ITER est exonérée de tous impôts
et taxes. Les impôts applicables (le cas échéant) seront mentionnés
séparément.
Les paiements seront effectués une fois l’ensemble des services dûment
effectué.
Les Soumissionnaires fourniront une ventilation des frais pour chaque Offre
présentée. L’imprimé relatif à la ventilation des frais sera joint au document
d’information de l’Offre. Pour la ventilation des frais d’offres additionnelles ou
pour les commentaires un document supplémentaire sera joint à l’Offre.
7 Procédure et Critères de Sélection
Critères de Sélection :
• Critères financiers (le chiffre d’affaires annuel minimum devra être égal à deux
fois la valeur du contrat, estimée à 150,000.00 €).
• Remise de tous les documents demandés dans les spécifications techniques.
• Retour des documents remplis et signés : déclaration sur l’honneur, imprimé
d’information sur le Soumissionnaire.
Pour être prise en compte, votre Offre doit inclure toutes les tâches définies
dans la spécification technique.
Tender Presentation Requirements
Page 10 of 16
Critères d’attribution :
Critères d'évaluation
Critères
Poids
1) Méthode de travail/ système de réservation/
personnel
50%
2) Type et nombre de vehicules (avec un
minimum de 10 vehicules disponbiles au même
20%
moment pour le catégorie 1)
3) Prix
30%
Total
100%
Pour les points 1 et 2 : les Soumissionnaires doivent atteindre le seuil de 50 % du chiffre indiqué (par ex. au
moins 25 % pour le critère 1).
8 Consortiums
Les Offres peuvent être présentées par des groupements de fournisseurs de
services qui ne seront pas tenus d’adopter une forme juridique particulière
avant l’attribution du marché.
Toutes les personnes physiques et morales éligibles ou groupements
desdites personnes (consortiums) peuvent soumettre une offre. Un
consortium peut être un groupement permanent, légalement constitué, ou un
groupement constitué non officiellement pour une procédure spécifique
d’appel d’offres.
Toutefois, un groupement de sociétés doit désigner une partie qui sera
responsable de la réception et du traitement des paiements faits aux
membres du groupe, de la gestion administrative des services, ainsi que de
la coordination et de la sécurité. Les groupements de sociétés doivent fournir
les documents et informations demandés au point 4. Les critères du point 7
s’appliquent aux groupements pris dans leur ensemble.
Tous les membres d’un consortium (i.e. le leader et tous les autres
membres) sont solidairement responsables envers l’autorité contractante. Si
une personne physique ou morale inéligible participe elle sera
automatiquement exclue, et si cette personne fait partie d’un consortium, le
consortium dans son ensemble sera exclu.
9 Modèles
Tender Presentation Requirements
Page 11 of 16
ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT
To be returned to:
ITER Organization
ITER Headquarters
Contracts and Procurement Division
Jeremy Begot Office 141
CS 90 046 Route de Vinon
13067 Saint Paul Lez Durance Cedex
France
Fax: +33 (0)4 42 17 60 11
jeremy.begot@iter.org
TENDER No.
ITER Call for C4T/09/75/JBT
DESIGNATION of SERVICES:
Service Contract for provision of taxis
service to the ITER organisation
Officer in charge:
Jeremy Begot
WE ACKNOWLEDGE RECEIPT OF ALL TENDER DOCUMENTS FOR
THE ABOVE MENTIONED TENDER
(In event of missing elements, contact the ITER Officer in Charge)
WE INTEND TO SUBMIT A TENDER
WE WILL NOT TENDER FOR THE FOLLOWING REASONS:
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
COMPANY STAMP
Signature:
Name: .....................................................................
Position: ..................................................................
Tel: ..........................................................................
Fax: .........................................................................
Date: .......................................................................
Tender Presentation Requirements ITER/C4T/09/75/JBT
Page 12 of 16
DECLARATION ON HONOUR
TO BE RETURNED ON TENDERER’S LETTERHEAD
Date ..........................................
SUBJECT:
DECLARATION ON HONOUR
REFERENCE: ITER call for C4T/09/
Service Contract for provision of taxis service to the ITER organisation
I, the undersigned, ….. representing [full name of Tenderer], being a Tenderer for the
Contract referred to above hereby confirm:
1)
That I have not been guilty of grave professional misconduct;
2)
That following any other procurement or grant award procedure financed by the
ITER budget, I have not been declared to be in serious breach of contract for
failure to comply with my contractual obligations;
3)
That I have no conflict of interest in connection with the Contract. A conflict of
interest could arise in particular as a result of economic interest, political or
national affinity, family or emotional ties, or any other relevant connection or
shared interest;
4)
That I will inform the ITER Organization, without delay, of any situation
constituting a conflict of interest or liable to result in a conflict of interest;
5)
That I have not granted, sought, attempted to obtain or accepted any
advantage, financial or otherwise, to or from any party whatsoever, constituting
an illegal practice or involving corruption, either directly or indirectly, as an
incentive or reward relating to performance of the Contract;
6)
That I am aware that the ITER Organization reserves the right to verify this
information, and that I accept the possible consequences that may arise from
any false declaration in providing the information required by the ITER
Organization in order to take part in the Contract;
7)
That I am not bankrupt, being wound up, having my affairs administered by
courts or entered into an arrangement with creditors.
Tender Presentation Requirements
Page 13 of 16
8)
That I have not suspended business activities or am the subject of proceedings
concerning those matters, or am in any analogous situation arising from a
similar procedure provided for in national legislation or regulations;
9)
I shall ensure that, if non-French national employees are used to carry out the
Contract, the said employees shall be authorized to work in France.
COMPANY STAMP
Signature:
Name: .....................................................................
Position: ..................................................................
Tel: ..........................................................................
Fax: .........................................................................
Date: .......................................................................
Tender Presentation Requirements
Page 14 of 16
TENDERER INFORMATION FORM
1.
SUBJECT CONTRACT
TENDERER:
.............................................................................................................
TENDER No.: ITER C4T/09/75/JBT
PURPOSE:
ITER: Service Contract for provision of taxis service to the ITER
organisation
2.
TENDERER INFORMATION
CORPORATE NAME: ..................................................................................................
LEGAL STATUS: ..........................................................................................................
AUTHORISED CAPITAL: .............................................................................................
HEADQUARTERS ADDRESS: ....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
PLACE OF BUSINESS ADDRESS: .............................................................................
....................................................................................
....................................................................................
TELEPHONE: ........................................... FAX: ..........................................................
TRADE REGISTERED No.: ...................... VAT No.: ...................................................
DATE ESTABLISHED .............................. PERMANENT WORKFORCE: .................
NUMBER OF SECONDARY OFFICES: .......................................................................
NAMES OF MAIN MANAGERIAL STAFF:
1)
.............................................................................................................................
2)
.............................................................................................................................
3)
.............................................................................................................................
Tender Presentation Requirements
Page 15 of 16
NAMES AND JOB POSITIONS OF PERSONS AUTHORISED TO REPRESENT
THE COMPANY:
1)
..............................................................................................................................
2)
.............................................................................................................................
3)
.............................................................................................................................
TURNOVER, NET INCOME FOR THE PAST THREE FINANCIAL YEARS:
k€
Year 1
Year 2
Year 3
Turnover
Net Income (+/-)
CERTIFICATION, IF ANY: ............................................................................................
ACCREDITATION, IF ANY (type and validity): .............................................................
WORK ACCIDENTS OCCURRING OVER THE PAST FIVE YEARS:
Designation
Year 1
Year 2
Year 3
Year 4
Year 5
Frequency rate
Severity rate
COMPANY STAMP
Signature:
Name: .....................................................................
Position: ..................................................................
Tel: ..........................................................................
Fax: .........................................................................
Date: .......................................................................
Tender Presentation Requirements
Page 16 of 16